Mỗi một nghề, mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ có yêu cầu về công việc và kỹ năng của bạn khác nhau. Bài viết này raovatgiadinh chia sẻ đến các bạn một số thông tin tổng hợp về kỹ năng dành cho thư ký văn phòng. Các bạn có thể tham khảo nội dung chi tiết bên dưới.
Am hiểu nhiều mảng kiến thức – kỹ năng đầu tiên dành cho thư ký
Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.
Kỹ năng giao tiếp tốt – đây là kỹ năng dành cho thư ký bắt buộc bạn phản rèn luyện
- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
- Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
- Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
- Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
- Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
>> Xem thêm: Học ngay nghệ thuật giao tiếp với đối tác trong kinh doanh
Kỹ năng vi tính, tin học – bạn phải thành thạo những kỹ năng này
Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…
Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.
Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.
Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng – bạn nên tìm hiểu
- Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng quản lý – thêm một kỹ năng dành cho thư ký không thể bỏ qua
- Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
- Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
Có tính độc lập, kiên định và chính kiến – chủ động xử lý một số tình huống công việc
Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.
Trí nhớ tốt – kỹ năng quan trọng của thư ký
Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.
Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoạc các lịch ghi nhớ.
Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn rất nhiều trong mắt vị sếp của mình.
Trên đây là tổng hợp một số kỹ năng dành cho thư ký văn phòng, bạn có thể tham khảo trước khi có ý định ứng tuyển vào vị trí công việc này.
