Công việc của bạn thường xuyên làm việc với khách hàng qua điện thoại, bạn có chắc chắn mình đã giao tiếp hiệu quả với khách hàng. Bài viết này raovatgiadinh tổng hợp một số lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng, mời các bạn tham khảo.
Cân nhắc giờ và thời điểm gọi – lưu ý để đạt hiệu quả cuộc gọi tránh bị từ chối
Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy.
Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ làm việc, vì thời điểm này thông thường mọi người đang phải lo giải quyết công việc, không có nhiều thời gian rãnh để tiếp bạn.
Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện hay đàm phán thương lượng qua điện thoại mang lại kết quả như mong muốn của bạn.
Không được dùng những thuật ngữ, biệt ngữ riêng – tránh gây sự khó hiểu cho khách hàng
Không sử dụng thuật ngữ của công ty bạn vào cuộc đối thoại với khách hàng, họ sẽ không hiểu và cảm thấy không dễ chịu nếu bạn nói những từ làm cho họ phải tốn thời gian để suy nghĩ và không tập trung vào cuộc trò chuyện.
Họ sẽ không biết tiếp tục đáp lại những gì bạn nói như thế nào nữa bởi họ không hiểu những gì bạn nói. Hoặc là họ sẽ nản chí và trở nên mất kiên nhẫn.
Bắt đầu với sự nhiệt tình – khi bạn là người chủ động thực hiện cuộc gọi
Cố gắng truyền đạt sự nhiệt tình từ khi bắt đầu cho đến lúc kết thúc cuộc gọi, chú tâm vào nội dung bạn đang nói. Bạn không cần thể hiện sự sôi nổi một cách thái quá. Chỉ cần duy trì một thái độ quả quyết. Đó là cách làm thu hút người nghe
>> Xem thêm: Điểm danh một số nguyên tắc khi giao tiếp qua email – bạn nên lưu ý
Sử dụng một số câu chào hỏi thân mật
Hãy nói “Hello” ( hoặc good morning, good afternoon, …).
Có một lời chào thân mật để mở đầu cuộc trò chuyện dễ dàng hơn. Đừng để họ cảm thấy có sự ngắt quãng trong cuộc giao tiếp qua điện thoại.
Luôn luôn cười – mấu chốt để đạt hiệu quả của cuộc gọi
Thậm chí bạn nghĩ rằng đây chỉ là một cuộc trò chuyện gián tiếp qua điện thoại, thì không cần thiết thể hiện nụ cười vì họ không nhìn thấy được, bạn đã lầm.
Họ có thể cảm nhận được vẻ mặt tươi cười từ bạn qua giọng điệu. Có những chuyên gia lão luyện trong việc giao tiếp với khách hàng qua điện thoại đã khuyên rằng, nên đặt một chiếc gương trên bàn làm việc của bạn để nhắc nhở bạn lúc bạn quên cười khi giao tiếp với khách hàng.
Đối với những người làm việc với khách hàng qua điện thoại cả ngày, thì việc đặt một chiếc gương soi trên bàn làm việc không phải là một ý tưởng tồi.
Chuẩn bị trước nội dung trao đổi – đảm bảo cho cuộc gọi được suôn sẻ
Bạn không thể gọi điện đến cho khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy nghĩ câu hỏi, như vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho người nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp người khó tính có thể họ sẽ từ chối cuộc gọi của bạn.
Vì vậy, hãy viết trước tất cả những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp được suôn sẻ bạn nhé.
Đừng thể hiện sự giận dữ, đặc biệt đối với khách hàng – thật điềm tĩnh
Luôn duy trì sự điềm tĩnh ngay cả những phút làm bạn căng thẳng nhất. Nếu khách hàng phàn nàn và tức giận hãy để cho họ bộc lộ điều đó. Hầu như họ đều thích họ không phải là một kẻ điên rồ.
Hãy hỏi họ một số câu hỏi thể hiện sự quan tâm của bạn. Đừng làm tăng thêm sự tức giận của họ.
Bạn có thể yêu cầu họ nhắc lại vấn đề để chắc chắn bạn hiểu hơn và chú ý lắng nghe là điều quan trọng trong kỹ năng bán hàng.
Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp – bạn nên chủ động và đợi khách cúp máy trước
Trong khoảnh khắc, hãy nói lời tạm biệt trước khi gác điện thoại. Đợi một vài giây để bạn cũng được trông chờ vào lời nói tạm biệt của đối phương.
Đừng để khách hàng gởi lời tạm biệt đến bạn bằng lời chúc “một ngày làm việc hiệu quả” mà chỉ nghe tiếng cúp máy của bạn. Đừng làm điều đó với khách hàng của bạn. Hãy để khách hàng gác máy xuống trước.
Bài viết trên đây đã tổng hợp một số lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng.
